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Programa de Tarjeta de Compras Institucionales para el Gobierno del Reino Unido
El caso
En octubre de 1997, el Gobierno Británico lanzó su Programa de Tarjeta de Adquisiciones del Gobierno (GPC) para continuar agilizando los procesos de negocios, aumentar la eficiencia operativa y reducir los costos de las adquisiciones. En vista del éxito de las iniciativas de adquisiciones del sector comercial, así como del sector público de EUA, el programa procuraba ahorrar £70 millones por año en el procesamiento de dos a tres millones de transacciones de poco monto.
Se eligió un consorcio de bancos emisores de Visa, respaldado centralmente por la organización Visa, para apoyar el programa en los diversos Departamentos y Agencias Centrales (GDA). Si bien las adquisiciones del gobierno central británico presentan una estructura descentralizada, se estableció un programa común a todos los GDA y se creó la Oficina de Comercio del Gobierno para facilitar los objetivos del GPC.
Cómo funciona
La tarjeta Visa Compras Institucionales, que puede usarse en transacciones en persona, por teléfono y por Internet, ayuda a las agencias gubernamentales a agilizar y reducir el costo del proceso de las compras. Sin pagos por intereses revolventes, tan sólo un proceso de compras institucionales efectivo en costos, la tarjeta le ahorra tiempo y dinero a la agencia al reducir en forma sustancial la necesidad de requisiciones, aprobaciones, órdenes de compra, facturas y cheques, brindando al personal más tiempo para enfocarse en actividades de mayor valor agregado.
El resultado
En su quinto año en funcionamiento, el programa ha experimentado un enorme crecimiento en muchos niveles. El número total de GDA con programas en operación, a diciembre del 2001, aumentó a 158. Luego de exhaustivos estudios de costo-beneficio en 1999, KPMG estimó que cada transacción realizada mediante el GPC, en vez de usar una factura tradicional, ahorra a los contribuyentes un promedio de 70 por ciento en costos de procesos. En el año fiscal 2001, los ahorros alcanzaron £17,3m. En otras palabras, el GPC produce ahora más de £2m por mes de ahorros en costos. Durante el período del 1ro de octubre de 2000 al 30 de septiembre de 2001, el número de tarjetas creció en un 50 por ciento a 18.606, los gastos en las tarjetas se duplicaron a £90,2 millones y los gastos promedios se elevaron de £1.200 a £5.833 por tarjeta. El volumen de las transacciones se elevó en un 177 por ciento respecto del año anterior a 618.090, con un valor promedio por transacción de £145, un 16 por ciento por encima del año anterior. La meta del gobierno para fines de 2002 es que al menos £300 millones se gasten anualmente a través del programa GPC, con ahorros en costos de procesos estimados en £70 millones, sin considerar los 1.080 árboles que se salvarán, ya que de lo contrario se consumirían para la producción de papel necesario para las órdenes de compras tradicionales.
Compras electrónicas
De acuerdo con las gerencias de varios GDA, la implementación del programa de Compras Institucionales Visa ha cambiado la actitud organizativa con respecto a las adquisiciones en general. Específicamente, la exitosa aplicación aumentó la toma de conciencia en cuanto a los ahorros adicionales en costos y tiempo que podrían ofrecerse a través de las compras institucionales electrónicas business–to–business, lo que se ha convertido en una práctica estándar en el sector privado.
El GPC es un componente importante en los planes de e-compras del Reino Unido y en su objetivo de comprar el 90 por ciento de las mercaderías y servicios de menor valor en forma electrónica. Durante el cuarto año de operación, el foco principal del programa GPC ha sido trabajar con el gobierno en la integración de las soluciones de e-compras al proceso de pagos. Diversos GDA ya usan GPC para comprar mercaderías por Internet y como medio de pago para los catálogos electrónicos habilitados por su browser. Otros llevan a cabo programas piloto para probar las potenciales aplicaciones y beneficios de las e-compras.
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