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Programa de Tarjeta de Compras Institucionales para un Gobierno Local Español
El caso
El Consejo de la Ciudad de Sant Cugat del Vallés, una pujante ciudad cerca de Barcelona, recientemente confirmó su compromiso de implementar el Programa de Tarjeta Visa Compras Institucionales, luego de los resultados favorables de un estudio realizado para analizar los procesos de compras institucionales de menor valor. El estudio reveló grandes ineficiencias y discrepancias en el proceso de pedidos de mercadería de menor valor y propuso medidas tendientes a mejorarlo, siendo el paso más importante la adopción de un programa de Compras Institucionales Visa. Este anuncio sigue al éxito de programas de Visa similares en todo el mundo, incluidos los del Reino Unido y EUA.
Cómo funciona
La tarjeta Visa Compras Institucionales, que puede usarse en transacciones en persona, por teléfono y por Internet, ayuda a las agencias gubernamentales a agilizar y reducir el costo de los procesos de compras y sus pagos. Sin pagos por intereses revolventes, tan sólo un proceso de compras institucionales efectivo en costos, la tarjeta le ahorra tiempo y dinero al gobierno al reducir en forma sustancial la necesidad de requisiciones, aprobaciones, órdenes de compra, facturas y cheques, brindando al personal más tiempo para enfocarse en actividades de mayor valor agregado.
El estudio y sus resultados
El estudio y sus resultados El estudio se realizó en Sant Cugat, la ciudad más nueva de Cataluña. Los objetivos principales eran encontrar maneras de mejorar los procesos de compras institucionales y pagos para:
- Mejorar el servicio (reducir tiempo y errores)
- Mejorar la calidad de la información
- Evitar la duplicación de tareas
- Ahorrar en costos de procesos
- Encontrar las mejores prácticas
El gobierno español encomendó un estudio sobre los sistemas de compras institucionales en las administraciones públicas a la Facultad de Negocios Española IESE. Se analizó la compra de un artículo bajo el sistema actual y se encontró que se debían seguir 47 pasos, 13 puntos de aprobación, tomaba dos horas y 11 minutos de tiempo y cada factura costaba 64 Euros (£40).
El estudio luego examinó la misma compra usando el sistema Visa Compras Institucionales y los resultados fueron convincentes. Solamente había ahora 27 pasos, tomaba 41 minutos de tiempo y costaba solamente 23 Euros (£14).
Estos problemas se magnifican si se considera que el 45 por ciento de las compras realizadas en el Consejo de la Ciudad de Sant Cugat sólo conformaba el seis por ciento del valor de las compras.
Sin embargo, los beneficios no se limitaron a los ahorros económicos reales. Se encontró que el mayor nivel de información suministrada la hacía más manejable y accesible, lo que se traducía en un mayor control. Se produjo una importante reducción en el número de errores a medida que el proceso se automatizaba, eliminando la ecuación del error humano y hubo una mayor disciplina con respecto a las compras institucionales, todo lo cual limitó las compras por monto, período, producto y proveedor.
Las conclusiones de este estudio identificaron que el programa de Visa Compras Institucionales mejoraría las eficiencias del gobierno de Sant Cugat y por lo tanto se inició un ensayo en febrero del 2001.
Las metas para el 2002 incluyen un sustancial aumento en el número de tarjetahabientes, proveedores y transacciones.
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